SERÁ QUE UM WEDDING PLANNER É MESMO NECESSÁRIO?

Demorámos algum tempo a decidir o que escrever no primeiro post do nosso blog porque sentimos que a responsabilidade era grande, e queríamos escolher com algum cuidado o tema.

Reparámos que em todas as listas que fomos fazendo, havia uma questão sempre presente:

Será que um Wedding Planner é mesmo necessário?

Somos as primeiras a reconhecer alguns dos motivos que vos podem fazer hesitar:

• parece ser uma "despesa" a somar a um orçamento, que é normalmente um desafio por si só - colocámos entre aspas a "despesa" por termos uma visão um pouco diferente e consideramos que pode mesmo ser um investimento, mais do que uma despesa;
• poderá significar terem mais uma pessoa com quem coordenar ideias e que receiam que acabe por condicionar o que devem ou não fazer;

A boa notícia é que se encontrarem uma equipa com a qual se identifiquem, estes dois receios resolvem-se por si, e podem acabar por descobrir mais algumas vantagens em ter ao vosso lado profissionais experientes.

1. Será que contratar um Wedding Planner é mesmo um custo extra?

Existe efectivamente o custo de contratar um wedding planner, e o facto deste custo, ao contrário da maioria dos restantes no orçamento de um casamento, reflectir um serviço pode fazer com que seja mais desafiante valorizá-lo.

O custo do florista concretiza-se num determinado número de centros de mesa, num bouquet e noutros detalhes.

O custo do fotógrafo concretiza-se na entrega de fotografias e álbuns que poderão guardar.

(entre outros exemplos que poderíamos listar)

O custo de um wedding planner concretiza-se em tempo e know-how e sabemos o quão complicado é medir qualquer um deles.

Por isso talvez ajude se vos dissermos que:

• planear um casamento desde o início nos demora, em média 180h a 250h;
• que destas horas, cerca de 74h são passadas na procura das equipas que achamos que melhor se vão encaixar nas vossas ideias, e na negociação de propostas e orçamentos;
• nas visitas, provas de menus e reuniões que acompanhamos contabilizamos cerca de 62h;
• e que só na fase de coordenação final de todas as equipas, nas semanas que antecedem o dia do casamento, demoramos cerca de 36h a fechar horários, que incluem tudo o que se passa no vosso dia, desde que chega ao local a primeira equipa até sair o último convidado;
• ao longo de um ano de planeamento trocamos cerca de 340 e-mails e 2790 mensagens/whatsapps - com os nossos noivos e com todas as equipas envolvidas, enquanto mantemos actualizada uma plataforma online, que temos com cada um dos nossos casais, com cerca de 8 categorias diferentes.

O que pensamos ser fundamental avaliarem é se a equipa que escolherem ter ao vosso lado pode rentabilizar o valor que estão a investir - porque achamos que, mais do que uma despesa, contratar um wedding planner deve ser um investimento.

E não só pelo factor tempo. Valorizem de igual forma o know-how da equipa que escolherem.

Um profissional nesta área vai:

• saber apresentar-vos prós e contras de cada escolha e ajudar-vos a tomar decisões informadas, que vão ao encontro do que pensaram para o vosso dia, e sobretudo, aconselhar-vos nessas escolhas;
• garantir que as propostas que recebem estão dentro dos valores do mercado e consideram tudo o que vão precisar para que não surjam custos adicionais com o avançar do planeamento;

2. E se ter um Wedding Planner acabar por tirar algum do gozo de planear o casamento?

Entendemos que possam ter receio de, ao contratar um wedding planner, terem que partilhar a parte divertida de escolher todos aqueles detalhes que pensaram, e sobretudo, terem que o fazer com alguém que ainda mal conhecem.

É importante que a equipa com quem escolherem trabalhar esteja alinhada com a vossa visão e o foco deverá ser sempre manterem-vos informados para que possam tomar decisões. As escolhas finais serão sempre vossas.

E esta é apenas mais uma das vantagens de ter um profissional experiente ao vosso lado: terá de ser capaz de vos guiar pelos prós e contras, pelos “ses” e os “quandos” para que possam decidir com a total certeza do que estão a escolher.

3. Se já tivermos os principais fornecedores contratados, valerá ainda a pena recorrer a um Wedding Planner?

Se já escolheram o espaço, a empresa de catering ou mesmo mais algumas equipas, estão definitivamente no bom caminho e já tomaram decisões muito importantes!

No entanto, têm a certeza que cobriram todos os pormenores?

Um wedding planner estará convosco em todas as reuniões com fornecedores para:

• Se certificar que vos é dada toda a informação que vão precisar de saber:
  • horários e limites de horário;
  • licenças que possam ter que requisitar;
  • serviços obrigatórios que tenham que contratar - tais como a limpeza antes, durante ou após o evento;
  • requisitos em termos de staff - tais como refeições, espaços dedicados ou outros;
  • pagamentos e prazos;
• Fazer um registo detalhado de tudo o que for acordado verbalmente de forma a que tudo fique mencionado num contrato escrito;

E estes passos são apenas uma parte do trabalho.

Uma vez firmado um contrato, o wedding planner passa a ser responsável pelas comunicações com as diferentes equipas - evitando que tenham os noivos que o fazer e, de forma a garantir que não existam falhas na passagem de informação.

Passam a ser responsabilidade da vossa equipa de Wedding Planners, pormenores como:

• A confirmação do número final de convidados, a idade das crianças ou alguma alergia de algum dos vossos convidados;
• A confirmação dos horários para montagens e desmontagens com cada uma das equipas que estarão presentes no dia do casamento, e certificar-se que, quer esses horários quer os serviços contratados, são cumpridos;
• A gestão do timeline esboçado convosco e eventuais atrasos, que ainda que expectáveis, requerem ajustes aos diferentes momentos do vosso dia;
• E claro, todos será também o vosso Wedding Planner a certificar-se que os padrinhos não se esquecem das alianças ou que as madrinhas têm os sapatos rasos por perto quando já não aguentarem nos pés os saltos-altos...

Podíamos dar-vos mais exemplos ou mesmo partilhar peripécias, mas talvez o melhor seja mesmo falarem com uma equipa de profissionais e tirarem as dúvidas que possam ter.

Em 11 anos, não fizémos dois casamentos iguais e o que funciona para um casal, pode não fazer sentido para outro.

O que gostávamos mesmo que retivessem destas linhas era:

• que contratar um bom profissional, mais do que um custo é um investimento que vos permite beneficiar, entre outros, de uma gestão orientada do vosso orçamento;
• que um bom profissional nunca se vai sobrepôr ao vosso gosto, pelo contrário, vai fazer com que o vosso dia ajude a contar um pouco mais sobre a vossa história;
• e que, seja qual for a fase de planeamento em que se encontrem, não perdem nada em reunir com duas ou três equipas e avaliar se realmente faz ou não sentido terem alguém a acompanhar-vos, para poderem aproveitar com outra descontração o vosso dia!

Num outro contexto, terminaríamos a convidar-vos para nos fazerem uma visita e tomarmos um café. Neste, ficamos à distância de apenas uns cliques.

Até já!

Teresa

Teresa.perdigao@somethingborrowed.pt